Fertigstellen macht aus einem Entwurf ein Dokument. PrestoCRM vergibt die nächste Nummer aus Ihrem Nummernkreis, friert Inhalt und Firmendaten ein und archiviert das PDF. Ab dann gilt: Was der Kunde bekommen hat, bleibt genau so erhalten.
Welche Firmendaten nötig sind
Ohne diese Angaben lässt sich kein Angebot fertigstellen; PrestoCRM nennt, was fehlt:
- Firmenwortlaut (Name), Straße, PLZ und Ort
- UID-Nummer, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind (nicht als Kleinunternehmer)
- Firmenbuch- bzw. Handelsregisternummer bei GmbH, AG, KG, OG und ähnlichen Rechtsformen
Sie tragen sie unter Einstellungen → Firmendaten ein, zusammen mit Logo, Kontakt und Bankverbindung für die Fußzeile.
Der Nummernkreis
Standard ist AN-{YYYY}-{####}, also AN-2026-0001, AN-2026-0002 und so weiter. Unter
Einstellungen → Dokumente ändern Sie Muster und Gültigkeitsdauer und legen fest, ob die Zählung
jedes Jahr neu beginnt. Die Vorschau zeigt die nächste Nummer.
Nummern werden lückenlos vergeben, und zwar erst beim Fertigstellen. Entwürfe haben keine Nummer und dürfen deshalb gelöscht werden; fertiggestellte Angebote nicht.
Nach dem Fertigstellen
- PDF lädt immer das archivierte Dokument, auch wenn Sie später Firmendaten ändern.
- Senden → PDF herunterladen, danach fragt PrestoCRM, ob das Angebot verschickt ist, und setzt den Status auf „Gesendet“. Auf Wunsch plant PrestoCRM eine Erinnerung zum Nachfassen in fünf Tagen; sie erscheint auf Mein Tag.
- Antwortet der Kunde, markieren Sie das Angebot als Angenommen oder Abgelehnt. Bei Annahme bietet PrestoCRM an, den Deal als gewonnen zu markieren.
- Ein angenommenes Angebot geben Sie mit einem Klick als Rechnungsentwurf an Lexware Office oder sevdesk weiter, siehe An die Buchhaltung übergeben.
Soll sich nach dem Fertigstellen noch etwas ändern, legen Sie ein neues Angebot an. So bleibt nachvollziehbar, welche Fassung der Kunde bekommen hat.